Irónicamente, la gestión del tiempo es un problema que afecta a todos pero nadie tiene tiempo para afrontarlo. Sin embargo, vale la pena dedicar un poco de atención a analizar cómo quemamos nuestro tiempo y si es posible organizarnos mejor. Es posible gestionar el tiempo en el trabajo para que sea más eficiente, pero la cuestión debe abordarse activamente.
No hay duda de que el tiempo pasa. Y cuanto más tiempo pasa sin organizarnos mejor, más perdemos, y con ello, energía y oportunidades. Por eso es fundamental analizar nuestra jornada laboral para entender si es necesario realizar algún cambio. .
21 consejos para gestionar el tiempo en el trabajo y ser más eficiente
La gestión del tiempo es un tema complejo que abarca desde aumentar la productividad hasta equilibrio entre vida laboral y familiar . El objetivo es evitar el agotamiento, crear buenos hábitos y fijarse objetivos a largo plazo. Planificar y priorizar es el secreto para recuperar el control de nuestro tiempo y de nuestra vida independientemente de nuestra ocupación. . Jory MacKay ofrece 21 estrategias para una mejor gestión del tiempo.
Entendiendo dónde termina nuestro tiempo
Gestionar el tiempo no significa quedar atrapado en la ansiedad o el miedo a perderlo. Más bien, se trata de comprender los beneficios de un uso más inteligente, como explica MacKay. De aquí surge el primer grupo de estrategias y consejos:
1. Comprenda que gestionar el tiempo es un tema importante. Como decíamos, no se trata de tener miedo a perder el tiempo sino de entender los beneficios de una correcta gestión.
2. Sea realista: ¿cuánto trabajo puede hacer realmente en un día? Podríamos pensar en el tiempo simplemente como un recurso que necesitamos en mayores cantidades, pero tener más tiempo no significa necesariamente ser más productivo. La mejor manera de administrarlo es planificar en qué trabajará y cuándo.
3. Descubra dónde se produce la pérdida de tiempo. Cuanto más comprenda el flujo de la jornada laboral, más impacto tendrán sus esfuerzos en la gestión general.
4. Establezca objetivos diarios y adopte sistemas de seguimiento que le ayuden a comprender cómo utiliza su tiempo. Una vez que tengas una visión general podrás empezar a cambiar tu día.
5. Crea una rutina matutina motivadora. Una buena rutina al despertar nos prepara para una jornada laboral productiva: es un impulso positivo que nos acompaña hasta la noche.
6. Rinunciar al multitarea . Las investigaciones lo confirman: es imposible que un ser humano se concentre en más de una tarea a la vez. Si notas que estás perdiendo la concentración, detente y escribe tus pensamientos antes de volver a la tarea principal.
Prioriza la parte más importante del trabajo y delega el resto
Una vez que entendemos a dónde va nuestro tiempo, debemos decidir a qué dedicarlo (y a qué no). Por este motivo MacKay nos aconseja:
7. Identificar el trabajo urgente. Comprender qué requiere atención inmediata y qué no es importante o urgente nos ayuda a establecer un calendario bien pensado.
8. Una vez que hayas establecido tus prioridades, sé categórico . Elige tus principales objetivos y céntrate en ellos.
9. Utilice la regla 30X para delegar algunas tareas . Es la regla de Rory Vaden: dedicar 30 veces el tiempo que lleva completar una tarea para enseñarle a otra persona a hacerlo. Tomarnos el tiempo para enseñar a otra persona y luego delegar nos ahorrará 1100 minutos al año . O como dice Vaden, un aumento del 733% en el ROTI (Retorno del tiempo invertido).
10. Recupera la palabra no de tu vocabulario . Según un artículo publicado por la Universidad de Chicago, decir no lo hago en lugar de no puedo hacerlo nos permite liberarnos de compromisos no deseados con mucha más facilidad.
Establecer un horario diario funcional
Una vez hechos los primeros
11. Establece horarios, no plazos . Mackay aquí toma prestado el consejo de James claro . En lugar de perseguir una fecha límite (y luego sentirse frustrado si finalmente no cumple con el plazo), establezca una meta significativa y defina una hoja de ruta.
12. Haz planes basados en tiempo y no en actividades . Divida las tareas desafiantes en sesiones de duración cuantificable. Al organizar el día en fracciones de tiempo en lugar de tareas podemos empezar a gestionar nuestra agenda en función de una fecha (o compromiso) conocida.
Un calendario es algo finito. Un día contiene sólo un cierto número de horas. Este hecho queda claro en el momento en que intentamos encajar un número irreal de cosas en un espacio finito.
-Peter Bregman-
13. Planifique pausas y periodos de descanso. Necesitamos tiempo para descansar y debemos aceptar que habrá interrupciones. No tener esto en cuenta significa trabajar de forma caótica. Los acontecimientos inesperados existen y nuestro cuerpo nos avisa cuando es el momento de tomar un descanso. Si no dejamos un margen, de repente podríamos ver colapsar nuestros planes.
14. Separe el tiempo del creador del tiempo del administrador . Es fácil ocupar el tiempo con tareas rutinarias y no dejar suficiente espacio para un trabajo significativo. una cosa es Hacer otro es administrar .
15. Actividades por lotes durante toda la semana. Agrupa actividades similares y aprovecha el impulso que supone empezar un trabajo. Aplique la primera ley del movimiento de Newton a la productividad: un objeto en movimiento continúa su movimiento.
Utiliza el espacio para gestionar el tiempo en el trabajo de una forma más motivadora
El calendario y la programación no son las únicas herramientas de gestión del tiempo que tenemos. Mackay sugiere algunas estrategias para utilizar en la oficina que pueden influir en nuestra forma de trabajar.
16. Prueba el método Palomitas para desbloquear el tiempo. Cambiar la ubicación de tu lugar de trabajo a lo largo del día puede ser una buena forma de mantener la motivación y la productividad. Esta es la técnica propuesta por Joel Runyon y funciona así:
- Anota todos tus compromisos laborales del día en una hoja de papel.
- Divida esta lista en tres partes o lotes iguales (ver punto 15).
- Elija tres estaciones diferentes para cada lote de trabajo.
17. Trabaja siguiendo el ritmo energético de tu cuerpo. Organiza tu trabajo de la forma más funcional para ti. No piense sólo en términos de gestión del tiempo sino también de energía .
Protege tu tiempo
Nunca faltarán situaciones que intentarán ocupar tu tiempo. Hay que proteger el tiempo para evitar un uso incorrecto. Mackay ofrece el siguiente consejo.
18. Utilice la pereza estratégica para trabajar en las cosas correctas. . El concepto de pereza estratégica implica dar prioridad a trabajos y tareas importantes y permitirse un poco de pereza para aquellos que son menos importantes.
Nada es menos productivo que hacer eficientemente lo que no se debe hacer en absoluto.
-Peter Drucker-
19. Defiende automáticamente tu tiempo no negociable. Es importante asegurarse de que el trabajo que requiere concentración continúe sin problemas ni interrupciones. Para ello es fundamental evitar distracciones. Existen herramientas que le permiten comunicarse con otras personas automáticamente cuando no está disponible. Alternativamente, encuentre una manera de comunicar que está concentrado y que no quiere que lo molesten.
20. Utilice el método Ivy Lee para terminar bien el día. Ivy Lee recomienda una rutina diaria sencilla de cinco pasos para lograr la máxima productividad.
- Al final de cada jornada laboral, escribe las seis cosas más importantes que debes abordar al día siguiente. No escribas más de seis tareas.
- Organice estos seis elementos en orden de importancia.
- Al día siguiente, concéntrate en tu primer trabajo. Complete esto antes de pasar al segundo.
- Procede con el resto de la lista de la misma forma. Al final del día, mueve las tareas pendientes a la lista para el día siguiente.
- Repita este proceso todos los días laborables.
21. No olvides los beneficios del tiempo libre. Gestionar el tiempo no se trata sólo de trabajar. Para encontrar un equilibrio en nuestra vida laboral que nos mantenga sanos y felices debemos recordar el tiempo dedicado al descanso, el ocio y socialización .
Gestionar mejor el tiempo en el trabajo: un posible desafío
Gestionar el tiempo en el trabajo y ser más productivo es un reto al alcance de todos . Sin embargo, debemos detenernos a pensar en lo que hacemos, cómo lo hacemos y qué queremos lograr realmente. Hacer no significa necesariamente trabajar o completar.
Por eso, dedica el tiempo necesario a estudiar tu rutina y reprogramar tus actividades. Con estas indicaciones será más fácil organizar tu jornada de trabajo o estudio y obtener mejores resultados.
